Vanaf 1 januari 2026 is het zover: de Belgische overheid stelt elektronische facturatie verplicht voor btw-plichtige ondernemingen. Deze maatregel, die gericht is op het stroomlijnen en moderniseren van de facturatieprocessen, brengt belangrijke veranderingen met zich mee voor alle ondernemingen die betrokken zijn bij B2B-transacties in België.
In het kader van de overkoepelende Europese VIDA-richtlijn zal niet enkel elektronische facturatie, maar ook elektronische rapportering verplicht zijn in alle Europese lidstaten in de toekomst. Voorlopig beperkt de huidige Belgische regelgeving zich nog tot de elektronische facturatie, maar digitale rapportering op nationaal niveau staat op de planning voor 2028, op basis van het recente regeerakkoord.
In deze brochure gaan we dieper in op wat deze nieuwe regelgeving inhoudt, de voordelen, uitzonderingen, praktische implicaties en de ondersteuningsmaatregelen die beschikbaar zijn.
1. Wat houdt de nieuwe regelgeving in?
Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken voor transacties tussen ondernemingen (B2B). Dit betekent dat papieren of pdf-facturen niet meer aanvaard worden, hoewel u wel nog een pdf- of papieren kopie kunt versturen als extra service naar de klant. Voor facturen aan particulieren (B2C) geldt de verplichting voorlopig niet. Hiervoor mogen dus nog steeds papieren, dan wel pdf-facturen gebruikt worden.
Voor transacties met overheden (B2G) geldt deze verplichting reeds sinds 1 maart 2024.
Merk op dat een elektronische factuur een elektronisch bestand is, dat:
- aan dezelfde wettelijke vereisten moet voldoen als een papieren factuur;
- een vast, dwingend formaat omvat, namelijk xml-document (facturen zonder de vereiste vermeldingen kunnen alzo niet worden verzonden);
- de identiteit van de verzender en de inhoud ervan garanderen (wijzigingen zijn onmogelijk);
- zowel leesbaar is voor een machine als voor een mens (up-to-date boekhoudpakketten kunnen de informatie alzo automatisch lezen en verwerken).
Als gevolg van de nieuwe regelgeving moeten btw-belastingplichtigen in principe in staat te zijn (*):
- e-facturen te kunnen ontvangen en verzenden (door middel van een acces point Peppol-netwerk);
- e-facturen te kunnen opmaken, inlezen en verwerken (door middel van ERP-pakket / boekhoudpakket).
Indien bovenstaande punten succesvol voldaan zijn, komen zowel uw verkoop- als aankoopfacturen automatisch via Peppol in het ERP-pakket/ boekhoudpakket. Vrijwel alle boekhoudpakketten op Belgische markt zijn thans in de mogelijkheid om Peppol e-facturen te verzenden, en verschillende boekhoudpakketten kunnen deze eveneens (semi-) automatisch ontvangen.
(*) Niet alle ondernemingen met een Belgisch btw-nummer dienen echter e-facturen te verzenden (en ontvangen), zie in dit verband titel 3 ‘Toepassingsgebied’ voor de verplichtingen in uw situatie.
2. Toepassingsgebied, uitzonderingen en bijzondere gevallen
De regelgeving is van toepassing op een B2B-transacties tussen Belgische btw-belastingplichtigen, wanneer aan volgende voorwaarden is voldaan:
- Leverancier is gevestigd in België;
- Klant heeft een Belgisch btw-nummer (al dan niet gevestigd in België);
- Levering is onderworpen aan Belgische btw of vrijgesteld (andere dan leveringen vrijgesteld van volgens artikel 39bis of 44 van het btw-wetboek), aldus:
- E-facturatie is niet van toepassing op btw-vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen (artikel 39bis)
- E-facturatie is niet van toepassing op btw-vrijgestelde leveringen in artikel 44 btw-wetboek, o.m. medische activiteiten, socio-culturele activiteiten, verzekeringsactiviteiten e.a. (artikel 44)
Bepaalde ondernemingen met een Belgisch btw-nummer zijn echter vrijgesteld van de verplichting tot het uitreiken (en al dan niet het ontvangen) van een gestructureerde elektronische factuur:
| Verzenden? | Ontvangen? | |
| Failliete btw-plichtige | Neen. | Ja. |
| Vrijgestelde ondernemingen volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek | Neen. Dit betreft ondernemingen die enkel vrijgestelde handelingen verrichten die geen recht op aftrek verlenen, zoals medische diensten. | Neen. |
| Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België | Neen. | Ja. Deze vallen niet onder de verplichting voor het ‘uitreiken’ van e-facturen, doch zijn zij verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. |
| Forfaitaire btw-plichtige | Neen. Deze verplichting (cf. artikel 56 van het btw-wetboek) dooft uiterlijk uit tegen 1 januari 2028, maar tot die tijd zijn zij eveneens vrijgesteld van het uitreiken. | Ja. |
Daarnaast halen we ook graag enkele bijzondere gevallen aan:
Bijzondere regelingen wel onderworpen
De volgende categorieën zijn alzo wél onderworpen aan de plicht om elektronische facturen te verzenden (én te ontvangen):
- Leden btw-eenheden (tenzij btw-eenheid uitsluitend handelingen verricht die krachtens artikel 44 van het btw-wetboek zijn vrijgesteld)
- Btw-vrijstellingsregeling voor kleine onderneming
- Bijzondere forfaitaire regeling voor landbouwers
- Btw-belastingplichtigen onderworpen aan bijzondere margeregelingen
- …
Lid van een btw-eenheid
Een btw-eenheid die uitsluitend handelingen verricht die krachtens artikel 44 van het btw-wetboek zijn vrijgesteld, en waarvoor zij geen recht op aftrek hebben, moeten geen e-facturen kunnen verzenden of ontvangen. Indien één lid louter dergelijke vrijgestelde handelingen stelt, voldoet dit niet om vrijgesteld te zijn van de verplichting tot e-facturatie.
Bij een btw-eenheid, andere dan bovenstaand geval, moeten de leden hun elektronische facturen uitreiken en ontvangen onder hun eigen, individuele sub-btw-nummer.
Voor interne transacties tussen leden van dezelfde btw-eenheid geldt eveneens de verplichting om een elektronische factuur uit te reiken, indien een dergelijke transactie buiten de btw-eenheid ook een elektronische factuur zou vereisen.
Self-billing: Blijft dit mogelijk?
Ja, de regels omtrent self-billing blijven onveranderd. Dit betekent dat ondernemingen nog steeds de mogelijkheid hebben om zelf facturen uit te reiken namens hun leverancier, op voorwaarde dat er een voorafgaandelijk akkoord is tussen beide partijen en de facturen worden aanvaard door de btw-belastingplichtige die de goederen of diensten levert. Self-billing kan alzo ook via Peppol worden afgehandeld.
Mag ik e-facturen verzenden als ik niet onder de verplichting val?
Het blijft voor ondernemingen mogelijk om vrijwillig gestructureerde elektronische facturen te gebruiken in situaties waar dit niet verplicht is, op voorwaarde dat beide partijen akkoord gaan. De registratie op het Peppol-netwerk wordt hierbij beschouwd als instemming, en kan worden nagegaan via https://directory.peppol.eu/public, ook voor uw internationale partners.
3. Voordelen van elektronische facturatie
De overstap naar elektronische facturatie brengt verschillende voordelen met zich mee voor ondernemingen, waaronder:
| Snellere verwerking | Door gebruik te maken van gestructureerde elektronische facturen, wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en worden menselijke fouten verminderd. Dit resulteert in lagere administratieve kosten. |
| Verbeterde nauwkeurigheid | E-facturen zijn minder foutgevoelig omdat de data digitaal wordt uitgewisseld volgens vastgelegde standaarden, zoals Peppol. |
| Snellere betalingstermijnen | Elektronische facturatie maakt het eenvoudiger om betalingen op te volgen en sneller verwerkt te krijgen. |
| Fraudepreventie | De structuur en de traceerbaarheid van e-facturen maken het moeilijker om valse facturen te creëren of te manipuleren. |
4. De Peppol-standaard
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online, een netwerk en standaard voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten, zoals facturen. Door gebruik te maken van de Peppol-standaard worden ondernemingen verzekerd van een uniforme, veilige en transparante manier van factureren. Gelet dat dit de Europese standaard is, zal deze toekomstbestendiger zijn dan mogelijke alternatieven gelet dat dit netwerk interoperabiliteit tussen verschillende systemen garandeert.
Echter kan men eveneens een alternatief systeem (ander dan Peppol) gebruikt, in zoverre het voldoet aan de Europese normen in dit verband, en de partijen dit zo overeenkomen. Deze alternatieve route dient met de nodige voorzichtigheid te worden bekeken.
Om een elektronische factuur te verzenden (of te ontvangen) via het Peppol-netwerk moet de onderneming aangesloten zijn bij een Access Point van het Peppol-netwerk. Er kan hiervoor gewerkt worden met een boekhoudkundige software die Peppol-compatibel is.
In dit verband is er software die alleen e-facturen kan verzenden, software die e-facturen kan verzenden en ontvangen en software die de e-facturen ook meteen kan verwerken in uw boekhoudsysteem. De Belgische overheid houdt in dit verband een Lijst met conforme softwaretoepassingen bij, die periodiek wordt geüpdatet. De keuze van software zal afhankelijk zijn van uw noden (enkel ontvangen, of ook verzenden), van het volume van uw uitgaande en inkomende facturen, wel of geen ERP-systeem, enzoverder.
5. Overgangsperiode
Tot en met 31 december 2025 kunnen ondernemingen nog steeds gebruikmaken van zowel elektronische als papieren facturen, mits de ontvanger hiermee akkoord gaat. Vanaf 1 januari 2026 wordt echter de gestructureerde elektronische factuur de enige wettelijk geldige factuurvorm voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Ondernemingen kunnen ervoor kiezen om naast de elektronische factuur ook nog een papieren of pdf-kopie te sturen, maar dit heeft geen juridische waarde meer en dienen aldus geweigerd te worden (indien daarnaast geen e-factuur werd ontvangen).
6. Btw-aftrek: Nieuwe Voorwaarden vanaf 2026
Vanaf 2026 geldt dat ondernemingen hun Belgische btw enkel kunnen aftrekken op basis van ontvangen gestructureerde elektronische facturen die voldoen aan de wettelijke vermeldingen. Dit houdt in dat ondernemingen zorgvuldig moeten zijn in de keuze van hun facturatiesystemen om te voldoen aan de nieuwe eisen. Voor handelingen die buiten de verplichting vallen, zoals privéfacturen (B2C), kunnen ondernemingen echter nog steeds btw-aftrek toepassen op basis van conforme papieren facturen.
7. Verplichtingen voor buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België
Btw-geregistreerde buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht om e-facturen uit te reiken, maar moeten wel in staat zijn om e-facturen te ontvangen.
De Belgische overheid houdt in dit verband een Lijst met conforme softwaretoepassingen bij, die periodiek wordt geüpdatet. Elk systeem dat in staat is een e-factuur te ontvangen zal voldoen aan de Belgische verplichting voor buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België.
Daarnaast heeft de Belgische overheid ook een gratis ‘nood’oplossing op de markt gebracht om op te kunnen terugvallen, onder de naam ‘Hermes’. Hermes was initieel bedoeld als tijdelijke oplossing om de verzender van de factuur niet te blokkeren, zolang de ontvanger van de factuur nog niet gekend is op het Peppol-netwerk. Hermes is alzo een “fail-safe” (of vangnet) indien de ontvanger nog niet gekend is op het Peppol-netwerk.
Merk op dat de toegang tot het Hermes portaal via ‘CSAM’ loopt, de online toegangspoort tot de diensten van de Belgische overheid. De wettelijke vertegenwoordigers of bestuurders zonder Belgische e-ID vallen alzo terug op de alternatieve CSAM-loginmethodes, zoals eIDAS of andere digitale sleutels.
Als internationale onderneming zijn de toekomstige wijzigingen ten gevolge van de Europese VIDA-richtlijn eveneens des te relevanter. De komende jaren zal niet alleen elektronisch factureren, maar ook elektronisch rapporteren verplicht worden in alle EU-lidstaten. Het verdient ook de nodige aandacht dat andere EU-lidstaten hun vorm van e-facturatie voor binnenlandse transacties al hebben geïmplementeerd of kortelings zullen implementeren: Frankrijk, Italië, Albanië, Kroatië, …
8. Ondersteuningsmaatregelen voor ondernemingen
De overheid erkent dat de overstap naar gestructureerde elektronische facturen voor sommige ondernemingen kosten met zich meebrengt. Om Belgische KMO’s en zelfstandigen hierin te ondersteunen, zijn er twee fiscale maatregelen ingevoerd:
Verhoogde Investeringsaftrek: vanaf 1 januari 2025 stijgt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%. Dit biedt ondernemingen de mogelijkheid om een groter deel van hun investeringskosten af te trekken.
Verhoogde kostenaftrek voor softwareabonnementen: Voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 kunnen kleine KMO’s en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op:
abonnementsformules voor facturatiessoftware die het gebruik van e-facturatie mogelijk maken
advieskosten gemaakt om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen. Let op: de meerprijs voor e-facturatie binnen een bestaand softwareabonnement komt in aanmerking voor deze verhoogde aftrek, mits deze meerprijs afzonderlijk op de factuur vermeld staat.
Grotere ondernemingen vallen buiten het toepassingsgebied van deze specifieke fiscale stimulansen en dienen zelf de nodige investeringen te doen om aan de e-facturatieverplichtingen te voldoen.
9. Praktische voorbereiding
Voor ondernemingen is het belangrijk om nu al te beginnen met de voorbereiding op de nieuwe regelgeving. Hier zijn enkele praktische tips:
| Kies de juiste software | Ga na of uw huidige softwareoplossingen in lijn zijn met de nieuwe regelgeving, of investeer in softwareoplossingen die voldoen aan de Peppol-normen en uw specifieke noden (m.n. kunnen verzenden en ontvangen, of louter kunnen ontvangen). Bij het kiezen van een pakket dient rekening gehouden te worden met de internationale aard van uw onderneming, gelet e-facturatie eveneens in verschillende andere EU-lidstaten van toepassing is. In dit geval dient een pakket te worden gekozen die de verschillende landen ondersteunt. Ga je (huidige) software na: Voor het aanmaken van e-facturen Voor het verwerken van e-facturen Voor het ontvangen en verzenden van e-facturen (Access point PEPPOL-netwerk) Eventueel ook kijken naar link met e-ordering e.a. Test vervolgens je software Test de ontvangst van e-facturen via Peppol voordat je live gaat.Controleer of de facturen in het juiste UBL-formaat aankomen en goed geïntegreerd zijn in je boekhoudsysteem.Zorg ervoor dat de btw-naleving en de nauwkeurigheid van de factuurgegevens behouden blijven. |
| Nazicht van uw huidige facturatieprocessen, btw-behandeling en rapportering | Analyseer of uw huidige facturatieprocessen. Het is noodzakelijk om de fiscale behandeling van uw facturen na te gaan, gelet dat de elektronische facturatie (en in toekomst de elektronische rapportering) de overheid zal toelaten om op efficiëntere manieren fiscale controles uit te oefenen op basis van datamining. Gelet dat elektronische facturatie een makkelijk te raadplegen controlespoor vooropstelt, dient iedere onderneming zich ervan te verzekeren dat de btw-behandeling en btw-rapportering van uw transacties in lijn zijn met de geldende wetgeving. Bij twijfel raden we aan om, voor een PO, offerte of factuur aan te maken, de btw-behandeling hiervan af te stemmen met uw accountant of fiscaal adviseur. |
| Train uw medewerkers | Zorg ervoor dat uw team voldoende kennis heeft van de nieuwe processen en het gebruik van e-facturatiesystemen. |
| Communiceer met uw klanten en leveranciers | Stel hen op de hoogte van de nieuwe regelgeving en stem uw procedures met hen af. Vanaf 1 januari 2026 dient u de facturen van Belgische leveranciers, bezorgd via email of op papier, te weigeren gezien deze geen juridische waarde meer hebben (indien daarnaast geen e-factuur werd ontvangen). U kan via https://directory.peppol.eu/public reeds nagaan of uw partners reeds zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. |
Conclusie
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 markeert een belangrijke stap in de modernisering van de Belgische ondernemingslandschap. Hoewel deze overgang aanvankelijk enkele uitdagingen met zich mee kan brengen, biedt het ook aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparing en naleving. Ondernemingen die zich tijdig voorbereiden en de nodige aanpassingen doorvoeren, zullen optimaal kunnen profiteren van de nieuwe mogelijkheden die elektronische facturatie biedt.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over hoe u zich kunt voorbereiden op deze verandering? Neem gerust contact op met onze adviseurs. Wij staan klaar om u te ondersteunen bij een soepele en efficiënte overgang naar e-facturatie!
